Ve druhém díle bychom rádi ozřejmili, jaké jsou přímé i nepřímé náklady na pořízení nového informačního systému, jaké jsou možnosti financování a jaká mají úskalí. Stručně představíme ERP systém EPASS® a na konkrétním příkladu pak i unikátní submodul OBECNÝ PLÁNOVAČ.
Náklady na pořízení
Informační systém není rozhodně záležitost levná. A mnohého zájemce může nemile překvapit zjištění, že cena se nerovná pouze ceně vlastního programu. Pokud tedy zvažujete nákup nového informačního systému, může pro vás být užitečný malý průvodce po nákladech, které vás zřejmě budou čekat.
Licence
Cena licencí představuje základní položku při nákupu nového informačního systému. Jde o částku, za kterou vám poskytne majitel autorských práv právo svůj majetek či informační systém používat. Cena bývá běžně odstupňována podle částí systému, jež máte v úmyslu provozovat, a také podle počtu osob, které se do systému budou přihlašovat a nebo podle počtu pracovních stanic, na nichž bude systém provozován. Existují také multilicence, kde neexistuje početní omezení. Zaplacením licence ještě nezískáváte plně využitelný nástroj. Systém se totiž musí také nastavit, respektive doplnit podle vašich potřeb.
Implementace
Implementace je právě ten proces, kdy vám dodavatel na vašich stanicích, serverech a sítích „zprovozní” zakoupené licence. Dodavatelé nejčastěji uvádí cenu za implementaci zvlášť, i když se i dnes můžete občas setkat s případy, kdy cena za implementaci je zahrnuta do ceny licencí. Součástí ceny za implementaci bývá také cena implementační analýzy, a také cena za řízení projektu. Podle složitosti implementace se může cena implementace pohybovat v rozmezí od zlomků až po násobky ceny licencí.
Zakázkové úpravy
V absolutní většině implementací je nutno systém doplnit i o speciální části, které jsou vyrobeny na míru zákazníkovi. Téměř žádný výrobní ani obchodní proces totiž není možno plně zabezpečit typickou instalací informačního systému. Tedy pokud zákazník není ochoten měnit své prověřené procesy dle potřeb nového informačního systému. Přes sebelépe zpracované analytické materiály není nikdy možné včas identifikovat veškeré změny, které budou prováděny na informačním systému při ostrém užití.
Výhodný je tedy takový IS, který umožňuje změny zapracovat bez nutnosti odstávek systému, a zákazník by měl chtít znát předem dodavatelské ceny za práci úpravce systému, a v ideálním případě je i smluvně fixovat.
Školení
V rámci implementace systému může někdy být nabízeno i základní školení systému v ceně implementací. Stejně často se však můžeme setkat i s tím, že školení je objednáváno, a tedy účtováno zvlášť. V každém případě je však nutno předvídat, že v budoucnu v souvislosti s fluktuací pracovníků, stejně jako v souvislosti se změnami v legislativě, na kterou musí dobrý informační systém reagovat, budou muset probíhat další školení. I zde je tedy nutno znát a ideálně alespoň na nějakou dobu fixovat cenovou úroveň takových nákladů.
Servisní podpora
V běžném denním životě se zákonitě budou vyskytovat problémy s využíváním složitého systému, jakým bezesporu informační systém je. Proto výrobci poskytují servisní podporu, běžně známou pod pojmem „Hotline”. Cena za servisní podporu se nejčastěji platí jako měsíční paušál po celou dobu provozování IS, a je tedy nutné tuto částku zahrnout do nákladů na provozování informačního systému.
Maintenance
Maintenance představuje činnost dodavatele, která má zaručit, že jím dodávaný systém bude vždy na úrovni požadavků doby. Tedy známý upgrade a update systému. Platby za maintenance bývají organizovány různě. Buď jako paušální platba podobně jako servis, anebo jako jednorázové platby za každý upgrade zvlášť. Zde je možno doporučit spíše paušální platbu, protože tu lze snáze zapracovat do finančních plánů zákazníka.
Další potřeby a náklady
Potud jsme popisovali náklady, které přímo souvisí s pořízením a provozem informačního systému. Jsou zde však i další vyvolané náklady, které musíme očekávat při pořizování nového IS. Jsou to především náklady na nový hardware, ať již jde o samotné počítače, tiskárny, úpravy sítě LAN, pořízení mobilních terminálů atd., další software nezbytný pro provozování IS, jako je například databázový systém či komunikační software, a také na další služby spojené s provozem systému, především pak připojení k internetu.
I zde je jistě mnoho dalších drobností, které se mohou při ostrém provozu objevit. Zákazník by se měl dopředu velmi intenzivně zajímat o to, jaké všechny náklady mu zavedení nového IS přinese. A protože ne vždy zákazník je specialistou v dané problematice, i zde platí, že spolupráce s profesionálem může přinést úspory.
Způsoby financování
Pro financování nákupu platí podobné modely, jako pro financování jakéhokoliv jiného investičního majetku, s tím rozdílem, že kromě přímého a splátkového prodeje umožňuje filozofie moderních systémů a rozvoj techniky i outsourcing, tedy provozování systému pro zákazníka jako službu. V krajním případě dokonce i jako službu bez nutnosti pořizovat si vlastní hardware. Často se pro to používá zkratka SAS vycházející z anglického „Software as a Service”.
Zde je nutno zmínit i v českých zemích obecně rozšířenou obavu z umístění dat mimo společnost na serverech poskytovatelů. Tato obava je lichá. V rozvinutých zemích je dokonce takový způsob pořízení IS dnes běžně využíván. Bezpečnostní zajištění serverových farem, kde bývají data zákazníků umístěna, bývá na řádově lepší úrovni, než lze dosáhnout v kterékoliv nespecializované společnosti.
Dnes je velmi módní i použití fondů EU pro financování nákupu nových IT. Je však nutno si uvědomit, že proces získávání peněz z takových fondů není levný. Hlavním problémem je ale hledisko času. Pokud přijmeme fakt, že informační systém umožní snižovat náklady a racionalizovat činnost vlastní společnosti, je nezbytné při rozhodování o případném zapojení fondů EU zvážit, že pořízení IS jejich prostřednictvím bude trvat až o desítky měsíců déle, a že tedy předpokládané úspory budou výrazně nižší.
Řešení s názvem EPASS®
ERP informační systém EPASS®, v aktuální verzi 5, byl vyvinut společností EPASS s.r.o. Jeho ambicí je řešit sběr a vyhodnocování veškerých relevantních informací výrobního a obchodního procesu, a to buď vlastními moduly, nebo z pozice systému zastřešujícího a integrujícího další úzce specializované programy.
Je důsledně realizován s použitím standardizované architektury COM. To pro běžné uživatele znamená, že jednotlivé moduly jsou vybaveny jakýmisi softwarovými zásuvkami, které umožňují nejenom propojení mezi moduly vyvinutými společností EPASS s.r.o., ale vlastně jakýmikoliv programy, které takovou architekturu používají. Uživatelé jistě ocení i důsledné dodržování zvyklostí a standardů, které pro ovládání software přinesly MS Windows.
Systém EPASS® je tvořen mnoha moduly z nich zmiňme alespoň některé:
Spojováním různých více či méně specializovaných modulů a systémů třetích stran pak vznikají tzv. branžová řešení. Z těch zmiňme alespoň řešení pro společnosti těžební, recyklační, obchodní, pro výrobce velkých ocelových konstrukcí a zásobníků, pro hotely či mnoho dalších.
Využití obecného plánovače
Obecný plánovač je součástí modulu řízení projektů. Jedná se o nástroj který umožní alokaci zdrojů na jednotlivé akce v průběhu času, a tak usnadňuje vytvoření dokumentů typu rozvrh hodin, dispečerské plachty či plán dovolených. Univerzalita tohoto nástroje spočívá v tom, že je schopno pracovat s libovolnými zdroji v rámci jednoho podniku, bez nutnosti jakýchkoliv programových úprav.
Příklad – zakázka na zemní práce
Pojmenovali jsme zde jednotlivé kategorie se kterými obecný plánovač pracuje. Jako akce (obr .1) je v systému EPASS® chápán obchodní případ, objednávka, zakázka, nějaký úkol či jakýkoliv jiný typ události, který je v systému zaveden. Zdrojem může být opět téměř libovolný záznam ze systému EPASS®, jehož využití je nutné pro vykonání akce, tedy nějaký majetek – stroj či budova, zaměstnanec, subdodávka atp.
Konkrétně si například můžeme představit jako akci zakázku na zemní práce. Zde budou zdrojem dopravní a mechanizační stroje, zaměstnanci, případně subdodavatelé, pokud nejsme schopni zajistit potřebné kapacity z vlastních zdrojů. Pokud bychom obecný plánovač použili pro plánování vytíženosti nějakých školících místností, pak akce jsou jednotlivá školení a zdroji mohou být například seznam učeben, seznam mobilního vybavení, či soupis jednotlivých lektorů. Je možno plánovat i tzv. prázdné zdroje, což znamená, že mohu naplánovat i zdroje, na které nestačí má vlastní kapacita, například větší počet vozidel, než jsou v daném termínu volná. V takovém případě pak ve spojení s ostatními moduly umožňuje systém EPASS® automatizaci vystavování objednávek, usnadňuje vyhledáván pracovníků vybavených nějakými schopnostmi atd.
Obr. 1
Obr. 2
Zobrazování plánů
Plány je možno vytisknout v grafické podobě (obr. 2) v různě detailním časovém rozlišení. Časy pro zobrazování lze nastavit v celé šíři od roků po sekundy, vše záleží pouze na uživateli. Informace zpracovávané obecným plánovačem je možno libovolně třídit a filtrovat, grafické znázornění lze zpřehlednit díky možnosti nastavovaní barev pro jednotlivé akce/zdroje či jejich skupiny. Systém nás upozorní na duplicitní plánování, a umožní i navazání automatických akcí, například zaslání emailu některému pracovníkovi, pokud se splní nějaké zadané podmínky.
